Jump를 도입하기 전, DDP의 시설 관리는 어떤 점이 가장 큰 과제였나요?

저는 2003년에 교대 기사로 시작해 20년 넘게 시설관리를 하고 있습니다. 하지만 늘 '전문성'과 '체계화'에 대한 갈증이 있었어요. 시설 관리가 계약 기간이 끝나면 '사람 바꾸면 되고, 소장 바꾸면 되고' 하는 식의 케이스가 너무 일반화되어 있었죠. 그래서 ‘이 사람들 아니면 안 된다'는 전문 집단이 되어야 한다고 생각했죠.

그 근본 원인이 전문성이 부족하고 기술적인 요건들이 정형화가 안 되어 있기 때문이라고 생각했어요. 전문성을 높여서 우리만의 '표준'을 만들자고 했죠. 그게 바로 '매뉴얼화’의 시작이었습니다. DDP에는 2015년도에 부임했는데, 이곳이 워낙 시설의 종합적인 메커니즘을 갖춘 곳이다 보니, 10년간 쌓아온 노하우를 집약하기에 완벽했습니다. 업무별로 프로세스를 세분화하고 관리 절차를 수립해 직접 책(바인더)으로 만들었죠.

하지만 그렇게 공들인 모든 것이 문서와 수기 작업이다 보니, '이게 얼마나 지속될 수 있을까?' 하는 근본적인 불안감이 항상 있었습니다. 그냥 지면으로만 유지되고 축적되는 것 같아 보일 뿐, 실제 데이터로 활용되지가 않았죠. 또 관리자가 바뀌면 모든 게 리셋될 수 있으니까요. 데이터를 축적하고 지속적으로 활용할 수 있는 '데이터베이스화'가 절실했습니다.

DDP 규모의 시설이라면 FMS를 사용하고 있었을 것 같은데요?

맞습니다. 다른 대형 전시장에서 사용 중인 것과 비슷한 구축형 시스템이 기존에 도입되어 있었습니다. 이미 만들어진 틀에 저희가 맞춰야 했습니다. 저희의 업무 절차나 환경에 맞춰 시스템을 수정(커스터마이징)하려면 수천만 원의 비용이 들었죠. 그래서 기존 FMS는 쓰지 못하고 문서를 수기로 작성하거나 엑셀로 실적을 저장하는, 데이터베이스화가 아닌 일반적인 문서 작업을 해왔습니다.

그러다 디자인재단 시설팀장님을 통해 Jump를 알게 되었는데, 가장 매력적이었던 건 '클라우드' 방식이라는 점이었습니다. 별도 서버 구축이나 막대한 유지보수 비용 없이 온라인으로 즉시 사용할 수 있다는 게 제게는 '획기적이고 혁신적'이었습니다.

우리가 10년간 목말랐던 '데이터베이스화'와 '지속성'이라는 목표를 정확히 해결해 줄 수 있는 시스템이라 확신했습니다. 다른 솔루션을 더 검토할 필요도 없었죠.

‘데이터베이스화’를 위해 DDP 현장에서 Jump를 어떻게 활용하고 계신가요?

가장 핵심은 QR 코드입니다. Jump에 등록된 시설물 대장을 기준으로 약 6,000개의 QR 코드를 주요 시설과 설비에 모두 부착했습니다.

과거에 수기로 작성하던 설비 점검표가 붙어 있던 바로 그 자리에, 지금은 Jump의 QR 코드들이 대신하게 된 것입니다.

이 QR을 붙이는 것만 해도 엄청난 작업이었습니다. 시민들이 오가는 공용 공간에는 눈에 띄지 않게 작은 사이즈로, 기계실 설비에는 큰 사이즈로 직접 인쇄해 붙였습니다. 심지어 전면 거울은 '좌측 하단 모서리'로 위치까지 규격화해서 꼼꼼하게 진행했죠.

저희가 매일 사용하는 기능은 '점검'과 '작업'입니다. 작업자들은 현장에서 모바일 앱으로 QR을 스캔하며 일일/주간/월간 점검을 수행합니다. 오늘 당장 처리해야 할 점검만 189개(인터뷰 당일 기준)가 시스템에 떠 있죠. 만약 점검 중 문제를 발견하면, 그 자리에서 바로 '작업'으로 등록해 처리합니다.

Jump 도입 후 '이것 하나는 확실히 잡았다' 하는 가장 큰 변화는 무엇인가요?

'안 갈 수가 없게' 만든다는 점입니다.

과거 수기 방식이었다면, 점검을 안 하고도 '갔다 왔다'고 체크할 수 있었겠죠. 지금은 Jump로 현장에서 QR을 찍고, 점검 결과와 사진을 등록해야 작업이 완료됩니다. 모든 게 데이터로 남으니 점검 누락 자체가 불가능해졌습니다.

실제로 DDP 현장에서는 일주일만 지나도 6,400건 가량의 점검 및 작업 결과가 이력으로, 즉 '데이터'로 남습니다. 이제는 'Jump에 기록이 없으면 안 한 겁니다'라고 말합니다. 거짓 보고가 원천 차단된 거죠.

또한 대시보드를 보면 어제 미완료된 작업이나 오늘 꼭 해야 할 일들이 데이터로 수치화되어 한눈에 보입니다. 관리자가 일일이 쪼지 않아도, 작업자 스스로가 놓칠 수 없게 만들죠. 이 정량화된 수치 데이터가 있으니 '할 수밖에 없게' 되는 겁니다.

Jump로 '안 갈 수가 없게 만든다'는 점을 특히 강조하셨습니다.

그렇게까지 '현상 유지'를 벗어나야 한다고 생각하시는 이유가 있을까요?

시설 관리는 솔직히 '한 번 안 가도' 당장 큰일이 나지 않아요. 저도 기사 시절엔 그런 안일함에 4년 정도 머물기도 했으니까요. 하지만 한 번 안 가기 시작하면, 결국 아무도 안 가게 됩니다.

머물러 있으면 끝까지 머무를 수밖에 없는 구조예요. Jump는 그런 '현상 유지'의 타성에서 벗어나, 반드시 행동하게 만드는 강력한 시스템입니다. 저희는 '대체 불가능한 시설 전문가 집단'이 되어야 하고, Jump는 그 기본을 지키게 해주는 가장 강력한 도구입니다.

DDP는 행사와 방문객이 많아 '안전'도 중요할 것 같습니다.

안전 관리 측면에서는 Jump를 어떻게 활용하고 계신가요?

Jump에서 '안전 순찰 일지'로 관리하고 있습니다. 주요 순찰 구역 포인트마다 시설물에 부착된 QR을 직접 스캔하며 시설물의 안전을 현장에서 확인합니다. DDP 한 바퀴를 크게 도는 데 약 50분 정도 걸리는데, 이 순찰을 하루에 4~5번씩 반복합니다.

더 중요한 것은 '즉시 조치'입니다. 예를 들어 안전 순찰 중 자동문 고장 같은 문제를 발견하면, 그 자리에서 바로 Jump 모바일 앱으로 사진을 찍어 작업 요청을 등록합니다. 그럼 즉시 담당 부서에 알림이 가고 바로 조치가 이루어지죠. 문제를 파악하고 개선하는 시간이 단축되었습니다. 결국 Jump가 '안 갈 수가 없게' 만들기 때문에 안전의 기본이 지켜지는 겁니다.

'협업'이나 '보고' 방식에도 변화가 있었나요?

첫째는 실시간 협업입니다. DDP는 워낙 넓어서 여러 팀이 동시에 작업할 때가 많습니다. 예전엔 건축팀 작업이 끝나야 시설팀이 들어가는데, '지금 어디세요? 작업 끝났어요?' 일일이 전화로 확인했죠. 지금은 Jump 대시보드를 통해 어떤 팀이 어디서 무슨 작업을 하는지 확인이 가능합니다. 건축팀이 작업을 완료하면 시설팀이 바로 투입될 수 있죠. 불필요한 전화 통화나 작업 지연이 사라진 겁니다.

둘째는 페이퍼리스(Paperless)입니다. 1일 업무 일지를 포함한 보고와 결재가 Jump 시스템 안에서 이뤄집니다. 종이 서류 작업이 사라지고 결재가 간소화되니, 관리자도 작업자도 모두 편리해졌습니다. 저도 매일 Jump로 결재하며 하루 업무를 파악합니다.

마지막으로, DDP 시설관리팀에게 Jump란 어떤 의미인가요?

제 목표는 다 이뤘습니다. (웃음)

Jump는 DDP 시설 관리의 '전문성'과 '지속성'을 위한 가장 기본적이고 튼튼한 '바탕'입니다. 관리자가 바뀌어도 흔들리지 않는 시스템을 갖추게 되었고, 이제는 이 축적된 데이터를 기반으로 더 높은 수준의 관리를 고민할 수 있게 되었습니다.