벌써 Jump를 사용하신 지 10년이 되셨습니다.
도입 전 현장의 상황은 어땠는지, 구체적인 기억이 있으신가요?
시스템 도입 전에는 엑셀(Excel)로 각종 점검 일지와 관리대장, 보고서를 만들고, 관리하는 것이 주 업무라고 할 정도로 서류 작업의 양이 많았습니다. 점검 시트, 자재 대장, 수리 이력 등이 모두 개별 엑셀 파일로 흩어져 있다 보니 통합적인 관리가 쉽지 않았습니다.
또 한가지 문제는 '자료를 찾는 시간'이었습니다. 설비에 문제가 생겨서 과거 이력을 확인하려 해도, 자료가 곳곳에 흩어져 있어 찾는 데 상당한 시간을 들여야 했습니다. 또한 사람이 수기로 입력하고 관리하다 보니, 간혹 발생하는 기재 착오나 누락을 나중에 확인하고 대처하는 과정도 만만치 않았습니다.
그렇다면 지금은 엑셀 업무의 부담이 많이 줄었을까요?
Jump 도입 후 가장 큰 변화는 모든 데이터가 한곳에 정리된다는 것입니다. 설비의 유지보수, 정비, 점검, 자재 등 핵심 관리 업무를 시스템으로 이관하면서 업무가 훨씬 안정적으로 돌아가게 되었습니다. 가장 체감되는 변화는 보고서 작성 시간의 단축입니다. 예전에는 현장 직원이 수기로 적은 점검 내용을 사무실에 와서 다시 엑셀로 옮기고 보고서를 만드는 데 1시간 가까이 걸리기도 했습니다. 하지만 지금은 Jump에 축적된 데이터를 그대로 활용해 문서화할 수 있어, 길어야 5분이면 보고서 작성을 끝낼 수 있습니다.
물론, 회사 고유의 보고 양식이나 행정 절차 때문에 솔직히 엑셀을 100% 버리지는 못했습니다. 하지만 예전에는 엑셀이 데이터를 보관하는 기능을 했다면, Jump는 실시간으로 정보가 반영되고 이력이 관리되는 시스템입니다. 덕분에 자료가 흩어지거나 누락되던 엑셀 관리의 고질적인 문제가 해결되고, 쉽게 이력을 찾고 체계적인 정리가 이루어진다는 점에서 업무의 질이 완전히 달라졌습니다.
방금 말씀하신 '1시간에서 5분으로 단축' 사례가 인상적입니다.
유틸리티 담당자의 경우 하루에 공조기나 모터 등 약 70개 항목을 점검하는데, 예전에는 현장에서 수기로 적은 수치를 사무실에 와서 엑셀에 일일이 입력하고 보고서를 만드는 데 1시간은 족히 걸렸습니다. 하지만 Jump 앱으로 현장에서 점검값을 바로 입력하고, 사무실에서는 해당 데이터를 Jump에서 엑셀로 내려 받아 보고서 양식에 붙여넣기만 하면 되니, 아무리 늦어도 5분이면 끝납니다.
이렇게 줄어든 시간을 비용으로만 환산해 보면, 실질적인 효과가 얼마나 큰지 바로 체감할 수 있죠. 직원 한 명이 하루에 1시간씩만 단축해도, 20일 근무 기준으로 한 달이면 20시간을 아끼는 셈입니다. 저희 팀원이 9명인데, 팀원이 각자 이만큼의 시간을 아끼고 있으니, 단순 인건비 절감 효과만 따져도 Jump 월 사용료의 몇 배 가치는 충분히 하고도 남습니다.
설비 규모와 그에 따른 점검 업무량도 궁금합니다.
매일 쌓이던 그 많은 '종이 점검표'들은 어떻게 변했나요?
저희가 관리하는 설비는 약 300대 정도 됩니다. 팀원 9명이 매일 현장 점검을 나가는데, 도입 전에는 한 사람당 하루에 적게는 4~5장씩 점검 시트를 작성했습니다. 단순 계산만 해도 팀 전체에서 매일 30~40장의 종이 점검표가 쏟아져 나오는 셈이죠. 팀 전체로 보면 매일 36장의 종이 점검표가 쌓이는 셈이고, 이를 1년(근무일 기준)으로 계산하면 무려 8,600장이 넘는 방대한 분량의 서류가 발생합니다
하지만 지금은 일반적인 설비 점검 업무의 약 60%가 Jump 앱을 활용한 '페이퍼리스(Paperless)'로 전환되었습니다. 특히 자재 재고 관리 부분은 종이를 완전히(100%) 없앴습니다.
법적인 문제나 결재 관행 때문에 일부 종이를 병행하는 부분이 아직 남아있긴 하지만, 과거 서류 더미에 파묻혀 살던 때와 비교하면 현장의 풍경이 확연히 달라졌죠.
자재 재고 관리는 100% 종이를 없앴다고 하셨는데,
현장에서 체감하는 가장 큰 장점은 무엇인가요?
누구한테 물어볼 필요 없이, 내 폰에서 바로 검색해서 찾아낼 수 있습니다. 현장에서 가장 크게 달라진 점은 더 이상 동료에게 "이 자재 어디 있어?"라고 묻거나, 재고 확인을 위해 사무실로 뛰어들어가 엑셀 파일을 열어볼 필요가 없다는 것입니다. 예전에는 자재 하나를 찾으려 해도 담당자가 자리에 없으면 알 수가 없어 답답했었는데, 지금은 누구나 Jump 앱에서 자재명을 검색하면 '몇 번 랙, 몇 번째 칸'에 있는지, 재고는 몇 개인지 즉시 나옵니다. 급하게 자재가 필요한 긴급 상황에서도 남에게 의존하지 않고 내 손안에서 해결할 수 있다는 점이 현장 작업자들에게는 엄청난 장점입니다.
10년이라는 긴 시간 동안 Jump가 린텍에 잘 정착 될 수 있었던 이유는 무엇인가요?
정비 주기에 맞춰 해야 할 일을 자동으로 알려주는 스케줄링 기능 덕분에 꾸준히 사용하고 있습니다. 사람이 일하다 보면 바빠서 점검 시기를 놓치거나 깜빡할 수 있는데, Jump는 주기에 맞춰 작업일정을 계속 알려줍니다. 작업을 완료할 때까지 계속 '미점검' 상태로 남아있기 때문에, 잊어버리고 싶어도 잊을 수가 없습니다. 이렇게 업무 누락을 막아주고, 정해진 주기에 맞춰 일을 하게끔 잡아주는 기능 덕분에 시스템을 형식적으로 쓰지 않고 10년 동안 꾸준히 활용하고 있습니다.
Jump를 인증에 활용하는 곳도 많은데요. 린텍코리아도 인증 심사에 사용하시나요?
물론입니다. Jump를 도입하면서부터 ISO 9001(품질), 14001(환경), 45001(안전)에서 설비파트는 심사관들에게 Jump 화면을 직접 보여 줍니다. ‘우리 회사는 이렇게 시스템으로 설비를 관리하고 있다’며 10년간 축적된 점검 이력과 체계적인 관리 현황을 보여주면, 심사관들로부터 ‘관리가 아주 잘 되고 있다’는 칭찬을 항상 받습니다. 모범 사례로 선정되기도 하고요.
기감님의 숨은 노력 덕분에 10년간 시스템이 유지될 수 있었던 것 같습니다.
도입을 고민하는 분들께 조언 한마디 부탁드립니다.
가장 중요한 건 관리자의 지속적인 관심입니다. 시스템만 도입해놓고 ‘알아서 쓰겠지’라고 방치하면 실패합니다. 관리자가 직접 구석구석 숨어있는 업무를 찾아내서 시스템에 맞게 설계해 주고, 같이 테스트해 주는 과정이 반드시 필요합니다. 관리자가 관심을 놓는 순간, 사용자들도 바로 관심을 버리니까요. 또 단기간에 성과를 내려고 조바심 내지 마시고, 최소 5년은 보고 간다는 마음으로, 우리 회사 업무를 하나씩 Jump에 이식하다 보면 어느새 훌륭한 자산이 되어 있을 겁니다.
